Word™ benutzen und an die eigenen Bedürfnisse anpassen

Auf dieser Seite finden Sie Tipps zu folgenden Themen:

• Autokorrektur-Optionen richtig wählen
• Eigene Shortcuts anlegen (Tastenkombination)
• Symbolleisten anpassen
• Anzeigeoptionen einstellen (Formatierung zeigen)
• Absätze und Sätze zitieren
• Seitenzahlen
• Abschnitte einrichten
• Inhaltsverzeichnisse
• Richtig drucken
• Gliederungsebene aa., bb., cc.) in Word

Die offensive Nutzung des Textverarbeitungsprogramms ist das A und O in diesem Bereich. Wer sich über ein Jahr (evtl. noch länger) mit einem einzigen Dokument am Computer beschäftigt, der sollte mehr mit seinem Programm können als lediglich die Buchstabentasten zu drücken.
Spitzenmäßige Vorlagen nutzen!
Andererseits muss man das Rad auch nicht jedesmal neu erfinden: Es gibt eine Reihe sehr guter Vorlagen für die Formatierung von Doktorarbeiten in Word™ und anderen Programmen. Die besten stammen von Informatikern der Universitäten und haben damit quasi ein amtliches Gütesiegel. Mit diesen Vorlagen können Sie sich viel Arbeit sparen.
Zur Übersicht Vorlagen…

Autokorrektur-Optionen richtig wählen: Lassen Sie sich Ihr Dokument nicht verschlimmbessern!

Word™ meint es gut mit dem Benutzer und verfügt deshalb über eine Funktion, mit der bestimmte Tippfehler automatisch korrigiert werden. Allerdings meint es das Problem manchmal ein bißchen zu gut und »korrigiert« auch an Stellen, wo es nichts zu berichtigen gibt. Zwei Probleme tauchen besonders häufig auf:

1. Abkürzungen werden in der Groß- und Kleinschreibung verändert:

   BGB wird zu Bgb

2. nach einer Abkürzung schreibt Word™ mit Großbuchstaben weiter, obwohl Kleinbuchstaben eingegeben werden.

   Z. B. wird aus diesem Beispiel auf einmal »Z. B. Wird …«

Beide Fehler lassen sich in den Autokorrektur-Optionen abschalten: Extras, AutoKorrekturoptionen:

ZWei Großbuchstaben am Wortanfang korrigieren
Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen

Word™ kann nämlich Abkürzungen mit Wechsel von Groß- und Kleinbuchstaben nicht von dem Tippfehler unterscheiden, auch eine Unterscheidung zwischen dem Punkt als Satzzeichen und dem Punkt als Abkürzungssymbol kann das Programm nicht leisten.

Eigene Shortcuts anlegen (Tastenkombination)

Shortcuts dienen dazu, über kurze Tastatureingaben langwierige Mausklickereien zu vermeiden. Die bekanntesten Shortcuts aus Word™ - und vielen anderen Microsoft-Programmen - sind wohl:

• Strg + S: Speichern
• Strg + C: Markierten Text in Zwischenablage kopieren
• Strg + X: Markierten Text ausschneiden und in Zwischenablage übernehmen
• Strg + V: Inhalt der Zwischenablage an der aktuellen Cursorposition einfügen

Wenn Sie eigene Abkürzungen (Shortcuts) erstellen möchten, wählen Sie Extras Anpassen… Befehle Tastatur…. Dann im linken Feld runterscrollen bis »Alle Befehle«, im rechten Feld durchscrollen bis zum gewünschten Befehl (für das Anlegen von Autotext-Einträgen heißt er »AutoText«) und diesen markieren. Dann die gewünschte neue Tastenkombination mit der Tastatur eingeben.

Sie können diese Kombinationen spielend erlernen, wenn Sie unter Extras Anpassen Optionen Ansicht folgende Optionen QuickInfo auf Symbolleisten anzeigen und Tastenkombinationen in QuickInfo anzeigen aktivieren. Dann wird nämlich die jeweils passende Tastenkombination in einem kleinen Pop-Up-Fenster angezeigt, sobald Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren.

Das Stichwort in der Word-Hilfe heißt übrigens »Tastenkombination«! Dort steht z. B. auch, wie man eine Liste aller Tastenkombinationen drucken kann oder wie man selbst Kombinationen anlegt.

Symbolleisten anpassen

Das äußere Erscheinungsbild von Word™ ist nicht gottgegeben: Die Symbolleisten am oberen Bildschirmrand kann man individuell anpassen.

• Ganze Leisten kann man über Ansicht Symbolleisten und den dann angezeigten Namen aus- bzw. einschalten.
• Einzelne Schaltflächen werden so hinzugefügt:
  Ansicht Symbolleisten Anpassen… Befehle - und dann das gewünschte Symbol aus der rechten Liste auf die Symbolleiste »ziehen«. Das lohnt sich z. B. für die Funktion »Fußnote einfügen«, die man bei der Arbeit an einem Promotionsvorhaben sicherlich häufiger gebraucht.
  In der Kategorie »Alle Befehle«, die erst nach kurzem Scrollen im Feld »Kategorien« erscheint, kann man bei der Gelegenheit sehr schön sehen, welche Arbeiten man in Word™ »mit einem Tastendruck« erledigen kann.
• Evtl. muss man sich für die eigenen Symbole auf der Symbolleiste etwas Platz schaffen durch das Löschen einzelner Schaltfächen, die man selbst nicht benötigt. Dazu einfach die Taste Alt gedrückt halten und die überflüssige Schaltfläche (sie erscheint schwarz umrandet) auf das weiße Dokument ziehen.

Einfach mal ausprobieren!

Anzeigeoptionen mit Bedacht einstellen

Standardmäßig zeigt Word™ im Text - je nach Layoutwahl - nicht sehr viel an. Wenn Sie die Befehlsschaltfläche »Absatzmarken einblenden/ausblenden« anklicken, werden Sie mancher seltsamen Formatierung leichter auf die Spur kommen. So sieht sie aus:

Dann erkennt man z. B. versehentlichen doppelten Leerzeichen oder dem Unterschied zwischen einem manuellen Zeilenwechsel und einem neuen Absatz.

Ich habe diese Funktion standardmäßig immer eingeblendet. Man sollte das zumindest in Korrekturphasen bzw. bei Formatierungsproblemen ebenso halten.

Für Juristen: Absätze und Sätze - z. B. von Vorschriften - leichter zitieren:

§ 104 I 1 1. Fall BGB

sieht im gedruckten Text schlecht aus, tippt sich aber schneller als das vollständige

§ 104 Abs. 1 S. 1, 1. Fall BGB.

Ganz am Schluß der Bearbeitung kann man mit der Ersetzen-Funktion aus der römischen »I« einen »Abs. 1« machen und aus »1« »S. 1«. Dazu einschalten »Groß-/Kleinschreibung beachten« und »Nur ganzes Wort suchen«.
Aber Vorsicht: Die Funktion "Immer ersetzen" ist tödlich, weil die geplanten Änderungen dann nicht mehr angezeigt werden.

Unterschiedliche Formate für Seitenzahlen (Römisch, arabisch…)

Unterschiedliche Seitenzahlen innerhalb eines Dokuments lassen sich durch Trennung in verschiedene Abschnitte erzielen. Also z. B. römische Zahlen (I, II, III) im Vorspann, arabische im Hauptteil (1, 2, 3) und auf Blankseiten gar keine.

Das stellt man folgendermaßen ein:

1. Ansicht, Kopf-/Fußzeile wählen
2. auf der dann erscheinenden Symbolleiste Kopf-/Fußzeile unbedingt die Funktion »Wie vorherige« für jeden einzelnen Abschnitt deaktivieren!
3. Anschließend die gewünschten Einstellungen vornehmen.

Abschnitte einrichten

In einzelnen Abschnitten eines einzigen Dokuments kann man unterschiedliche Seiteneinrichtungen benutzen. Also z. B. im Literaturverzeichnis weniger Rand als im Hauptteil und das Deckblatt ganz ohne. Solche Wechsel fügt man mit Einfügen Manueller Wechsel Abschnittswechsel ein.
Schwäche: Das Programm zählt Seitenzahlen für interne Zwecke nur von der allerersten Seite des ersten Abschnitts bis zur allerletzten Seite des letzten Abschnitts, auch wenn die ausgedruckten Seitenzahlen teils römisch, teils arabisch sind. Will man dann z. B. auf Seite Seite 152 des Hauptteils springen oder nur einige bestimmte Seiten ausdrucken, kann man erst mal raten, wieviele Seiten wohl das vorhergehende römisch bezifferte Inhaltsverzeichnis einnimmt.

Sämtliche Formatierungseinstellungen für einen Abschnitt (Seitenbreiten, Seitenzahlen u.v.m.) werden in dem Zeichen »Abschnittswechsel« am Ende des jeweiligen Abschnitts gespeichert. So sieht's aus:

Das Zeichen ist eine durchgehende gepunktete Linie mit Text »Abschnittswechsel«, wenn die Funktion »Absatzmarken einblenden« aktiviert ist. Ansonsten ist es unsichtbar - kann aber unheimliche Wirkungen entfalten. Denn Word™ speichert in diesem Zeichen alle Formatierungseinstellungen für den vorhergehenden Abschnitt.

Vorsicht: Löscht man dieses Zeichen absichtlich oder versehentlich, so bekommt der vorhergehende Abschnitt die Formatierungen des nachfolgenden. Beim Wechsel von römischen auf arabische Seitenzahlen kann das nervig werden.

Abtrennung einzelner Abschnitte

Durch Einfügen, Manueller Umbruch Abschnittswechsel Nächste Seite.
Die dort angebotenen Option »ungerade Seite« hat bei mir nicht zu dem gewünschten Erfolg geführt, dass der Wechsel auf eine ungerade Seite verschoben worden wäre.

Inhaltsverzeichnisse

Automatisch erstellbare Inhaltsverzeichnisse sind die zweitgrößte Errungenschaft der Textverarbeitung. Niemand kann mir erzählen, dass der Zeitaufwand für ein handgemachtes Inhaltsverzeichnis nicht mindestens 10 mal so hoch ist wie der für das erforderliche bißchen Üben mit Word™. Die schriftliche Erklärung ist etwas umständlich, Sie finden sie im Internet z. B. in Matthes' Diplom-Reader oder topaktuell beim Projekt dissonline (Zur Linksammlung »Vorlagen«).

Grundvoraussetzung ist die Arbeit mit sog. »Formatvorlagen«. Auf ihrer Grundlage kann Word™ erkennen, dass eine bestimmte Textzeile eine Überschrift und kein normaler Fließtext ist. Solche Formatvorlagen heißen z. B. »Überschrift 1«, »Standard« oder »Fußnote«.
Kümmern Sie sich darum, diese Kenntnisse zu erwerben. Es lohnt sich auf jeden Fall!

Auch die spätere Weiterbearbeitung eines automatisch erstellten Verzeichnisses ist möglich.

1. Korrekt im Sinne des Programms über »Format / Formatvorlage…/« und dann Verzeichnis 1 - 9 bearbeiten
   oder
2. provisorisch durch Einfügen von Absatzmarken, Trennstrichen etc. in ein fertiges Verzeichnis.

Bei Version 2 sollte man bei Aktualisierungen immer darauf achten, »Nur Seitenzahlen aktualisieren« zu wählen und nicht »Neues Verzeichnis erstellen«, denn sonst übernimmt das Programm erneut die »falschen« Formatierungen aus dem laufenden Text.

Richtig drucken: Druckoptionen kontrollieren!

Kontrollieren Sie bei Gelegenheit Ihre Druckoptionen (Extras Optionen Registerkarte Drucken). Gerade wenn Sie viel mit Feldern und Querverweisen arbeiten, sollten sie folgendermaßen aussehen:

Denn wenn sie Word™ nicht ausdrücklich darum »bitten«, vor dem Druck die Felder und Verknüpfungen zu aktualisieren, druckt er dort in der Standardeinstellung die alten Inhalte. Kein Wunder, dass die nach einer Überarbeitung nicht mehr stimmen…
Auch die Optionen unter »Mit dem Dokument ausdrucken« sollten Sie bewußt wählen.

Gliederungsebene aa., bb., cc.) in Word

Für Sie entdeckt: Die Gliederungsebene aa., bb., cc.) in Word:
Jedenfalls in juristischen Arbeiten ist eine Numerierung von Überschriften im Format aa., bb., cc. nicht unüblich. Word™ bietet diese Ebene nicht von sich aus an. Mit einem kleinen Trick läßt sie sich aber doch erzeugen: Wählen Sie als Numerierungsformat »a, b, c«, aber ändern Sie die erste Zahl: Nicht das voreingestellte »a.«, sondern »aa« eintippen: Word™ kennt eine Verdopplung der Buchstaben für den siebenundzwanzigsten Gliederungspunkt (wenn alle Buchstaben von a bis z schon einmal dran waren) .

Links und Literatur zu weiteren Anleitungen zu MS Word™

Zur Sammlung von Links zu fertigen Vorlagen für Dissertationen…