Autotextfunktion in Word™ für Windows: Bebilderte Erklärung

Ich habe 1997 ff. ganz große Erfolge gefeiert, als ich in Word™ unter der Kopiennummer meines Literaturverzeichnisses für meine erfaßte Literatur zugleich einen entsprechenden Autotext-Eintrag angelegt habe. Die Autotextfunktion ist wirklich die größte Erfindung in Word™. Sie dient dazu, häufig wiederkehrende Phrasen schnell und identisch einzugeben. Im alltäglichen Gebrauch ist die Funktion nützlich, um kleinere Textbausteine (Ihr Name, Ihre Kontonummer u.v.m.) schnell in einen Text einzugeben. Word™ erkennt bestimmte Zeichenkombinationen als Anfang einer solchen Phrase und bietet diese dann in einem Pop-Up-Fenster zur Übernahme in den Text an - Sie müssen nur noch auf Return drücken, um Word's Vorschlag anznehmen und einsetzen zu lassen.

Bei wissenschaftlichen Arbeiten ergibt sich ein weitaus interessanteres Arbeitsfeld für dieses Feature: Es ermöglicht nämlich zuverlässige und stets formal identische Zitate. Es sieht bekanntlich nicht gut aus, wenn man dasselbe Werk mit unterschiedlichen Bezeichnungen oder Kurztiteln zitiert (Also z. B. einmal

Palandt-Putzo, § 516 Rn. 1

und beim nächsten Mal

Putzo in Palandt, Rn. 1 zu § 516.

Hat man das Werk einmal ordnungsgemäß als Autotext erfaßt, so läßt es sich über frei wählbare Abkürzungen unproblematisch aufrufen und zitieren.

Und das geht so:

1. Funktion »Absatzmarken einblenden« aktivieren

Um die folgenden Schritte nachvollziehen zu können, sollten Sie zunächst die Funktion "Absatzmarken einblenden" aktivieren (s. rote Markierung in der nachstehenden Grafik).

2. Neue Quelle ins Literaturverzeichnis eintragen

Also zum Beispiel:
Veelken, Sebastian - Das Verbot von Weltanschauungs- und Religionsgemeinschaften, Diss. Münster 1999
Hinter »zitiert:« den (Kurz-)Titel so eingeben, wie man ihn in der Arbeit zitieren will, und zwar einschließlich der Abkürzung für Seitenzahl und ggf. Randnummer.

3. Kurztitel markieren

Nun den Kurztitel einschließlich der Abkürzung »S.« markieren. Achten Sie darauf, keine Formatzeichen wie etwa die Absatzmarke oder den kleinen Kreis des Symbols der Tabellenzelle mitzumarkieren!

4. Autotext aufrufen

Dann auf Extras Autokorrektur Registerkarte AutoText klicken.

5. Autotext bearbeiten

Den dort angezeigten Text (er entspricht der Markierung) löschen…

und stattdessen die von Ihnen gewählte Abkürzung, also z. B. »KT01«, eingeben. Anschließend auf Hinzufügen klicken.

Das Häkchen vor der Zeile »Rest des Wortes … als Tip vorschlagen« muss - wie im abgebildeten Beispiel - aktiviert sein.

6. Autotext im Dokument benutzen

Wenn man nun das Wort »KT01« schreibt, so bietet Word™ in einem Pop-up-Feld immer sofort die abgespeicherte (richtige) Zitierweise des Textes an. Dieses Angebot können Sie annehmen, indem Sie Sie die Return-Taste betätigen. Schon setzt Word™ den angebotenen Text in Ihr Dokument ein. Das spart stundenlange Arbeit! Sollten Sie das Angebot nicht annehmen wollen, tippen Sie einfach weiter - das Pop-Up-Fenster verschwindet von selbst.

Einmal angelegte Autotexteinträge stehen - wenn Sie die Standardeinstellung von Word™ nicht ändern - in allen Dokumenten zur Verfügung. Sie brauchen also auch bei einer Trennung z. B. von Literaturverzeichnis und eigentlicher Arbeit in zwei Dateien den Autotexteintrag nur einmal anzulegen.

Wenn zwei verschiedene Zahlen anzugeben sind, also z. B. Seite und Randnummer, sollte für die erste einzusetzende Zahl ein XXX mit in die Markierung zum Autotexteintrag aufgenommen werden. Man sieht dann im laufenden Betrieb besser, wenn noch eine der beiden Zahlenangaben fehlt.

Bei Werken mit mehreren Bearbeitern (z. B. juristische Kommentare oder große Standardwerke) habe ich hinter die Ziffernfolge der Kopiennummer, die ein bestimmtes Werk bezeichnete, noch kleine Buchstaben als Kürzel für den jeweiligen Bearbeiter oder das jeweilige Kapitel gehängt. Also z. B.

KT37a = Sachs-Ehlers, Art. 140 Rn.
KT37b = Sachs-Kokott, Art. 4 Rn.

Für das Festlegen von Autotexteinträgen habe ich mir einen eigenen Shortcut angelegt, Strg + K. Wie das geht steht hier.

Am Ende war ich soweit, dass ich auf den Schmierzetteln zu meiner Arbeit nur noch die Kopiennummer sowie die Randnummern aufgeschrieben habe. Auch Jahre nach Abschluss der Arbeit wußte ich noch, welcher Text sich hinter KT37a verbirgt…