Datensicherheit (bitte trotzdem lesen!)

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Datensicherung klingt wild. Rechnet man aber einmal aus, wieviele Stunden teurer Arbeitszeit in eine Dissertation investiert werden, so ist die popelige… 1 MB-Datei auf der Festplatte sehr bald ein kleines Vermögen wert, selbst wenn man mit niedrigsten Stundenlöhnen kalkuliert. Und wer würde auch nur tausend Euro darauf verwetten, dass seine Festplatte nicht innerhalb eines Jahres den totalen Crash durch Computerviren, Fallenlassen oder dumme WG-Mitbewohner erleidet? Von Zimmerbränden ganz zu schweigen. Sehr real und brandaktuell ist auch der Fall eines Düsseldorfer Professors, dem sein Notebook mit den ungesicherten Daten einer mehrjährigen Studie aus dem Auto gestohlen wurde …

All diesen Gefahren geht man entspannt aus dem Weg, wenn man regelmäßig Sicherungskopien macht und sie an verschiedenen Orten deponiert. Das ist nicht paranoid.

Legen Sie genügend Sicherheitskopien Ihrer Arbeit und aller zugehörigen Daten an - digital und in Papierform!

Seit Speicherplatz allerorten immer günstiger wird, sollte es wirklich daran nicht scheitern. Als wichtige Speicherformen sollte man immer verschiedene Medien und Orte in Betracht ziehen.

Auf der Festplatte:

(Mindestens) jeden Arbeitstag unter einem neuem Namen speichern, z. B. »Diss2006-12-31.doc«
Wer das Datum im Format JJJJMMTT (Jahr-Monat-Tag) in den Dateinamen aufnimmt, kann dem Computer das Sortieren der Dateinamen überlassen und findet unter mehreren Versionen sofort die richtige! Beim deutschen Datumsformat kommt die Sortierung immer durcheinander (z. B. bei 27-10-2005, 30-11-2005, 01-12-2005)

Auf Wechselmedien (DVD, CD-ROM, Speicherkarte, Diskette o.ä.):

Ca. alle 2-3 Tage, mindestens 1 x wöchentlich - und immer nach großen, arbeitsintensiven Schritten sollte man seine Arbeit auch extern speichern: Was sich nicht im Computer befindet, kann ein Virus, Festplattenfehler o.ä. nicht mehr zerstören.
PC-Freunde sagen: Ein Backup auf derselben Platte ist kein Backup.

Wechselmedien kann man dabei im rotierenden Rhythmus verwenden: 10 Stück von 1 - 10 durchnumerieren. Wenn das zehnte Medium voll ist (nach spätestens 10 Wochen ;-) wird das erste wieder überschrieben. So kann man eventuelle Verluste begrenzen, auch wenn man z. B. ein Virus mal nicht sofort bemerkt hat.

Zum Überschreiben sollte man Speicherkarten oder Disketten neu formatieren und nicht einfach nur die alte Datei löschen. Nach dem Formatieren wird nämlich eine Zusammenfassung angezeigt, die u.a. erwähnt, wenn irgendwo auf der Karte/Diskette fehlerhafte Sektoren liegen. Wer ein bekanntermaßen beschädigtes Speichermedium noch weiterverwendet, ist selbst schuld, da gibt es nur eine Lösung: Sofort in den Müll!

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Sicherheitskopien auswärts unterbringen: Eltern, E-Mail, Online-Speicher

Auch wenn es albern klingt, finde ich doch, dass man bei den in Rede stehenden Werten ruhig bedenken darf, dass einem einmal der Schreibtisch abbrennt oder überflutet wird. (Eine Teekanne kann ja schon reichen…)
Weil externe Festplatten, CD-ROMs etc. meist direkt neben dem Computer herumliegen, sind solche Sicherungen dann auch gleich weg. Deshalb ist es unerläßlich, zumindest dann und wann seine Daten auch außerhalb der eigenen Wohnung bzw. des eigenen Arbeitsplatzes zu sichern.

So habe ich für meine eigene Arbeit zu jedem Besuch bei meinen Eltern (= ca. 1 x im Monat) eine Diskette (das reichte damals noch) mit der aktuellen Kopie mitgenommen und sie dort deponiert. Solche Wege lassen sich dank leistungsfähiger Internetverbindungen inzwischen leichter überwinden: Statt solcher »harten« Speichermedien kann man sich z. B. E-Mails an das eigene Webmail-Postfach schicken. Professioneller geht es über sog. Online-Speicherdienste. Sie bieten an, Dateien zugangsgeschützt auf ihren Webservern abzulegen. Einstiegsangebote sind oft kostenlos, zusätzliche Features oder größere Speichermengen kosten dann Geld.
Viele Nutzer des Forums schwärmen von diesen Speichern - ich selbst habe sie noch nicht ausprobiert (und bin in puncto Datensicherheit immer noch unsicher).

Nachdem inzwischen selbst preiswertere Handys ihrerseits schon über großen Speicherplatz und/oder Steckplätze für Speicherkarten verfügen, sollte man auch diese Option betrachten: Weil kaum jemand sein Handy am Arbeitsplatz liegenläßt, könnte das ein niedrigschwelliger Einstieg in vernünftige Datensicherung sein.

Last but not least: Hardcopies aufbewahren

»Denn was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen.« Diese Erkenntnis des Schülers in Goethes Faust gilt auch im Computerzeitalter noch: Der Verfasser zumindest fühlte sich ganz wohl bei dem Gedanken, dass er seine Arbeit gelegentlich auch ausdruckte und auf diese Weise den Tücken der Technik entzog. Selbst wenn man zweihundert Seiten nochmal professionell abtippen läßt, kostet das fast nichts im Verhältnis zu den ungezählten Stunden des eigenen Ringens um die richtigen Worte.

Verschlüsselung?

Wer Sorge hat, dass die Speichermedien oder gar der PC in falsche Hände fallen, kann sie natürlich auch verschlüsseln. Mehr zu diesem Thema gibt es derzeit im Forum.Zumindest für Dropbox gibt es auch Anleitungen zur vorherigen Verschlüsselung mit TrueCrypt - leicht zu finden mit diesen beiden Stichworten.

Wenn man die Datensicherung wirklich braucht: Ruhe bewahren!

Falls man trotz aller Vorsichtsmaßnahmen auf seine Datensicherung zurückgreifen muss, gilt es als erstes, Ruhe zu bewahren. Keine hektischen, unbedachten Aktionen, damit nicht auch noch die Sicherung verlorengeht!

Ursache klar?

Bevor Sie an die Wiederherstellung denken, sollten Sie wissen, warum die Originaldatei beschädigt bzw. verschwunden ist: Ist diese Ursache sicher abgestellt?

Unangenehm ist es, wenn ein Virus den Fehler verursacht hat. Denn wenn ein Computervirus einmal zugeschlagen hat, sollte man sicher sein, dass es restlos vom PC entfernt wurde, damit sich das Problem nicht an der Sicherungsdatei wiederholt. Das kann knifflig werden, denn mit etwas Pech sitzt das Virus auch schon auf ihrer Sicherungs-Festplatte o.ä. Hier sollten Sie den PC-Profi Ihres Vertrauens konsultieren, damit sich Viren nicht aus der Windows-Wiederherstellung oder von anderen Quellen reaktivieren können.

Anders weht der Wind, wenn man die Datei versehentlich selbst gelöscht hat: Dass Windows-Nutzer sie aus dem Papierkorb ggf. wiederherstellen können, setze ich als bekannt voraus. Aber auch vermeintlich »richtig« gelöschte Dateien lassen sich von sehr vielen Speichermedien (Festplatten, Flash-Speicher) mit entsprechenden Tools und sehr geringem Aufwand wiederherstellen - und diese Tools sind vielfach kostenlos im Internet verfügbar.

Echte mechanische Schäden an der Festplatte oder am PC sind ein Fall für die Hardware-Profis: Mit entsprechendem Aufwand lässt sich zwar vieles retten, aber wenn Sie vernünftig gesichert haben, dürfte sich das in den wenigsten Fällen rechnen.

Schreibschutz für die Datensicherung!

Wenn der Rückgriff auf wiederbeschreibbare Medien (Speicherkarten, USB-Sticks oder gar Disketten) einmal nötig werden sollte, sollte selbstverständlich sein, dass Sie den mechanischen Schreibschutz des Mediums vor dem Einlegen aktivieren: Es ist meist ein kleiner Schieber, den man von »Unlock« auf »Lock« stellen muss. Dann kann auch ein vireninfizierter Computer oder die eigene Trotteligkeit das nun besonders wichtige Medium nicht mehr beeinträchtigen.
Wenn ich wiederbeschreibbare CD-ROMS benutze, lege ich sie in solchen Fällen übrigens nie in das Laufwerk mit dem CD-Brenner, sondern in den harmlosen anderen CD-Schacht: Man weiß ja nie…

Grundlagen der Dateiverwaltung

Unter Windows gibt es immer noch Tabus. Viele erfahren erst von ihnen, wenn sie sie versehentlich gebrochen haben. Dazu gehört zum Beispiel:

Keine Punkte im Dateinamen verwenden!

Die Vergabe von Dateinamen, die Punkte enthalten, ist fehlerträchtig. Solche Dateinamen werden von Windows zwar »irgendwie« akzeptiert, führen aber unter Umständen zu Verwirrungen des Systems: An sich ist der Punkt reserviert, um den Dateinamen von der Dateitypenkennung zu trennen: Nach »Name.« erwarten viele Programme etwa ein »doc« oder »txt«, um die Datei »Name« als Word-Dokument bzw. Plain-Text-Datei einordnen zu können. Solche Verwirrungen treten u.U. auf, wenn Sie nach einem Totalabsturz auf Ihre Datei nur noch im MS-DOS-Modus zugreifen können. Auch beim Versand von E-Mails mit derartige Anhängen kann es Probleme geben: Teilweise ärgern sich Virenscanner und Firewalls über solche - scheinbar getarnten - Dateiattribute, manchmal kann der Empfänger sie dann auch nicht mit dem richtigen Dateikürzel speichern.

Wenn Sie Kalenderdaten in den Dateinamen mitaufnehmen möchten (»Diss-Fassung25.09.2005«), benutzen Sie lieber Binde-oder Unterstriche (»Diss-Fassung-25-09-2007«).
Übrigens: Umgekehrte Kalenderdaten (in unserem Beispiel: 2007-09-25) lassen sich von allen Programmen automatisch in der korrekten Abfolge der Daten sortieren, weil ältere Daten tatsächlich kleinere Zahlen darstellen.

Spezielle Tipps für Nutzer von Microsoft Word™

… finden Sie in der Rubrik Diss mit Word

Noch Fragen?

Eigene Fragen können Sie am besten im Forum stellen…

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Urheberrechtlich geschützt! · doktorandenforum.de ·  27.10.2017

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