Hier gab es schon mal einen guten Vorschlag:
viewtopic.php?p=222558#p222558.
Es kann auch sinnvoll sein, nicht zu früh nach dem Erscheinen zu melden bzw. vorher selbst in den Online-Katalogen durchzuzählen, ob die Mindestverbreitung erreicht ist. Dabei sorgfältig auf die Meldefristen und -zeiträume achten (Für wissenschaftliche Bücher: § 49 des Verteilungsplanes, hier kann man Bücher auch noch melden, wenn sie im dritten Kalenderjahr vor der Ausschüttung erschienen sind.)
Irgendwie kommt mir die Formulierung anders vor als beim letzten Lesen, darum kopiere ich den Part hier mals aszugsweise ein (Verteilungsplan Stand Mai 2019, derzeit noch aktuell):
III. Wissenschaftliche sowie Fach- und Sachbücher
§ 49 Ausschüttung für wissenschaftliche sowie Fach- und Sachbücher
1. Eine individuelle Ausschüttung erfolgt für wissenschaftliche sowie Fach- und Sachbücher, die in wis-senschaftlichen Bibliotheken in der Bundesrepublik Deutschland in angemessenem Umfang ausgeliehen werden. Berücksichtigt werden nur Werke, die im Karlsruher Virtuellen Katalog (KVK) in mindestens zwei regionalen Verbundsystemen mit mindestens 5 Standorten nachgewiesen sind.
2. Wissenschaftliche sowie Fach- und Sachbücher, bei denen die Voraussetzung von Abs. 1 nicht erfüllt ist, können nur berücksichtigt werden, sofern nachgewiesen wird, dass sie in der Bundesrepublik Deutsch-land in angemessenem Umfang verbreitet sind (bei mindestens 3 Standorten oder mindestens 100 ver-kauften Werkexemplaren, wenn der Mindestverkaufspreis bei € 10 liegt) und erwartet werden kann, dass sie abgelichtet werden. Diese Werke werden mit 50 % des regulären Urheberanteils berücksichtigt.
3. Werke, die für den Unterrichtsgebrauch an Schulen bestimmt sind, sowie Werke, die zu einem erhebli-chen Anteil aus urheberrechtsfreien Texten oder Abbildungen bestehen, werden unter den Voraussetzun-gen des Abs. 1 mit 50 %, unter den Voraussetzungen des Abs. 2 mit 25 % des regulären Urheberanteils berücksichtigt.
4. Schenkungen und Autobiographien werden nicht berücksichtigt.
5. Alle Werke i.S. von Abs. 1 und 2 können einmalig gemeldet werden, wenn sie im Jahr vor der Ausschüttung oder in den vorangegangenen 2 Jahren erschienen sind.
Quelle:
https://www.vgwort.de/dokumente/verteilungsplaene.html
Viel Erfolg!
Sebastian