Fußnoten in MS-Word™ auf die richtige Seite drucken

Als Leser einer Arbeit erwartet man üblicherweise, dass man den Fußnotentext zur Fußnote 1 unten auf derselben Seite findet. Diese Erwartung vermag MS Word™ in seinen Standardeinstellungen jedoch nicht zu erfüllen: Setzt man im laufenden Text eine Fußnote, so ist in den von Word™ gerade nicht sichergestellt, dass der zugehörige Fußnotentext auch tatsächlich unten auf derselben Seite erscheint. Nicht selten bringt Word™ z. B. das Fußnotenzeichen auf Seite X, den dazu gehörenden Fußnotentext aber erst unten auf Seite Y . Um dieses Problem zu lösen, gibt es drei verschiedene Krücken - perfekt ist leider keine davon.

Deshalb gilt: Alle diese Krücken sind eher ein Fall für die Schlußkorrektur. Während der laufenden Bearbeitung lohnt sich der Aufwand für die Behebung dieses Fehlers garantiert überhaupt nicht - er zieht eher weitere Fehler nach sich!

Die Vorschläge:

• Lösung 1: Zeilenabstand der Haupttextblöcke auf »einzeilig« setzen
• Lösung 2: Pfusch mit kleinen Absatzmarken
• Lösung 3: Formatvorlage Fußnoten ändern

Lösung 1: Zeilenabstand der Haupttextblöcke auf »einzeilig« setzen

Bei einzeiligem Abstand der Haupttextblöcke bleiben Fußnoten scheinbar automatisch auf der richtigen Seite.

Lösung 2: Pfusch mit kleinen Absatzmarken

Ein anderer Ansatz ist die Korrektur von Hand. Dazu sollten Sie - kurz vor Fertigstellung des Manuskripts, bitte nicht eher! - die Fußnoten "von Hand" kontrollieren:

1. Schritt: Verrutschte Fußnote finden

• Ansicht Seitenlayout ohne Returns
  
• Bearbeiten Gehe zu (oder Strg + G) Fußnote.
  (Nachdem Word die erste Fußnote so gefunden hat, kann man das Fenster "Gehe zu" schließen: Die Funktion läßt sich mit Strg + Bild ab bzw. Strg + Bild auf beliebig oft wiederholen.)
  

Auf diese Weise finden Sie alle Fußnoten und können nachsehen, ob der zugehörige Text auch auf derselben Seite steht. Der Cursor bleibt bei dieser Suchmethode direkt im Text, man kann dort gleich weiterarbeiten.
Übrigens ist Word™ in der Standard-Einstellung immerhin so fair, durch eine - im Vergleich zur normalen Trennlinie zwischen Haupttext und Fußnoten - längeren »Fußnoten-Fortsetzungstrennlinie« (Stichwort für die Word-Hilfe!) anzudeuten, dass es ein Problem gibt.

2. Schritt: Fußnotentext auf die richtige Seite hervorholen

Wenn Sie nun einen Fehler finden, gilt es, eine Zeile des Haupttextes auf die nächste Seite zu bringen, damit auf der problematischen Seite wieder Platz für die noch fehlende Fußnote entsteht. Dazu gibt es zwei Methoden: a. (Tip von Julia R.):

1. Am Zeilenende der vorletzten Zeile "Shift + Return" einfügen (sog. weicher Zeilenumbruch, damit der Blocksatz nicht gestört wird)
   
2. Dann "Return" einfügen und die
   
3. Zeichengröße dieser Absatzmarke von der Normalgröße auf 4 pt herabsetzen.
   

Die Fußnoten werden nun automatisch hervorgeholt, auch wenn der Fußnotentext scheinbar viel länger als eine Textzeile ist.

Tipp: Falls die Fn-Kontrolle wiederholt werden soll: Die 4pt Absatzmarke kopieren, damit man sie an anderen Stellen mit Strg + V leicht wieder einfügen kann!

Oder Sie versuchen es mit Methode b:
Fügen Sie unmittelbar vor dem Zeichen für den weichen Zeilenumbruch einen Tab-Stop ein. In manchen Programmversionen läßt sich damit zugleich der Effekt erzielen, dass die verschobenen Fußzeilen auf die richtige Seite vorgezogen werden.

Eine Gefahr droht immer: Wenn Sie nach dieser Fußnotenkontrolle noch im eigentlichen Text noch etwas hinzufügen oder streichen, verschieben sich evtl. die Seitenumbrüche. Dann stehen die mühsam erzeugten Leerzeilen plötzlich mitten auf der Seite - und die Fußnoten verrutschen noch schlimmer.

Vorteil der Methode A: Selbst wenn man - entgegen dem oben ausgesprochenen Rat - später doch noch Änderungen im Text vornimmt, lassen sich die 4 pt-Absätze mit der erweiterten Suchen und Ersetzen-Funktion leicht wiederfinden und auf richtige Plazierung überprüfen.

Vielleicht ist der anfangs erwähnte einzeilige Abstand ja doch nicht so schlecht?!

Lösung 3: Formatvorlage Fußnoten ändern (Vorschlag von Alexander Hartmann (www.alexander-hartmann.de)

Die nachfolgend geschilderte dritte Methode führt u. U. zu neuen Problemen [leere Seite] und wurde von mir bislang noch nicht getestet:

• 1. Schritt: Zeilenabstand Haupttext manipulieren

  
  Wählen Sie aus dem Menü Format den Menüpunkt Formatvorlagen und Formatierung".
  Wählen Sie links die Formatvorlage »Standard« aus
  Drücken Sie die Schaltfläche Bearbeiten
  Drücken Sie die Schaltfläche Format und wählen Sie Absatz aus.
  Wählen Sie unter Zeilenabstand »Genau« aus.
  Wählen Sie unter Maß »22 pt« aus.
  (Dies entspricht ungefähr 1,5zeiligem Zeilenabstand. Bei Platzmangel kann man übrigens die Arbeit mit weniger als 22 pt unauffällig zusammenschrumpfen lassen.)
  
  

• 2. Schritt: Absatzeinstellungen der Fußnoten optimieren

  
  Wählen Sie aus dem Menü Format den Menüpunkt Formatvorlagen und Formatierung.
  Wählen Sie links die Formatvorlage »Fußnotentext« aus
  Drücken Sie die Schaltfläche Bearbeiten
  Drücken Sie die Schaltfläche Format und wählen Sie Absatz aus.
  Wählen Sie die zweite Registerkarte Textfluß aus.
  Aktivieren Sie die Optionen »Zeilen nicht trennen« und »Absätze nicht trennen«.