Datensicherheit unter Word

Langweiliges Thema - bitte trotzdem lesen, es kann viel Ärger ersparen!

Allgemeine Tipps zur Datensicherheit (und der notwendigkeit regelmäßiger Sicherheitskopien!!!) gibt es in der Rubrik Arbeiten an der Diss.

Word™ hat aber einige Besonderheiten, auf die hier nochmals hingewiesen werden soll. Es geht um zwei Grundthemen:

1. Speicherplatz schonen, unnötige Features abschalten
2. Auf korrektes Speichern achten

Speicherplatz schonen

Je mehr Sie in Ihr Dokument hereinpacken, desto schwieriger wird es für den Rechner. Bei reinem Text ist das nicht zu vermeiden und gerade Sinn der Übung, aber bei zahlreichen sonstigen Features läßt sich einiges einsparen.

Grafiken und Tabellen auslagern oder möglichst spät einbinden

Speicherintensive Angelegenheiten wie z. B. eingebundene Grafiken oder größere Tabellen sollte man nach Möglichkeit in separate Dateien auslagern und stattdessen im eigentlichen Dokument einen Platzhalter verwenden. Mit etwas Liebe zum Detail können Sie einem solchen Platzhalter auch alle Eigenschaften zuweisen, die Sie für Querverweise (z. B. Inhalts- und Stichwortverzeichnis) benötigen. Selbst die Seitenzahlen der Auslagerungsdatei lassen sich auf den gewünschten Wert anpassen. Falls Ihnen das zu mühsam ist, sollten Sie solche Dinge jedenfalls erst kurz vor dem abschließenden Ausdruck einarbeiten: Es kommt erfahrungsgemäß in langen Dokumenten wesentlich häufiger zu Dateiproblemen als in kurzen.

Auch wenn Sie schlimme Langeweile bei der Arbeit an der Diss haben: Verkneifen Sie sich die Benutzung der Sprachkommentare und sonstiger Multimediafunktionen, die nicht unbedingt für Ihre Arbeit erforderlich sind: All diese Spielzeuge blähen Ihre Datei nur unnötig auf.

»Änderungen nachverfolgen« abschalten!

Achten Sie auch darauf, dass die Option Extras / Änderungen nachverfolgen deaktiviert ist. Gerade bei längeren Arbeiten, oder wenn Sie ihre Arbeit an verschiedenen Rechnern erstellen, kann ansonsten die Datei extrem anschwellen und damit fehleranfällig werden.
Falls Sie wirklich darauf angewiesen sind, zwei verschiedene Stände des Dokuments miteinander zu vergleichen, sollten Sie das zu gegebener Zeit mit der Funktion Extras / Dokumente vergleichen und zusammenführen… erledigen. Die ist genauso unkomfortabel. Sie benötigen dazu neben Ihrer aktuellen Version nur die Datei mit der gewünschten Vergleichsfassung älteren Datums.

Dateien richtig speichern

Das kann ja jeder - sagen Sie? Nun, der Verfasser hat da in seinem Umfeld andere Erfahrungen gemacht. Vielleicht überfliegen Sie die Anregungen wenigstens!

Zu allererst: Schnellspeicherung von MS Word™ deaktivieren!

Falls Sie ältere Word-Versionen benutzen, deaktivieren Sie unter Extras Optionen Speichern die Option Schnellspeicherung zulassen.

Für die Versionen ab Word 2010 hat Microsoft das Problem behoben.

Die Schnellspeicherung funktioniert nach folgendem Grundprinzip: Wenn Sie in der bestehenden Datei etwas ändern, hängt Word™ einfach nur eine Änderungsanweisung hinten an die Datei an. Beispiel: Sie schreiben

Doktorarbeit leicht gemacht.

und ändern dann in

Dissertation leicht gemacht.

Word™ notiert sich dafür bei aktivierter Schnellspeicherung

Doktorarbeit leicht gemacht.
Streiche Doktorarbeit im ersten Satz.
Setze Dissertation im ersten Satz.

Man kann sich leicht vorstellen, dass eine Datei auf diese Weise immer größer wird. Irgendwann verliert das Programm dann den Überblick - und zerstört die Datei ohne Vorwarnung.

Tagsüber: Öfter mal »zu Fuß« speichern

Word™ hat eine Funktion für die automatische Erstellung von Sicherungsdateien. Leider hat diese Funktion gleich mehrere Schwächen: Falls z. B. wegen eines Festplattenfehlers oder Pannen im Betriebssystem die Speicherung der Sicherheitskopie nicht möglich ist, wird nicht etwa Großalarm ausgelöst, sondern das Programm läßt einen auf der defekten Festplatte munter weiterarbeiten. Außerdem kommt es häufig vor, dass im AutoWiederherstellenInfo nur ein Bruchteil oder gar nichts von den letzten Änderungen enthalten ist. Auch tagsüber deshalb öfter mal »von Hand« speichern. Das geht mit einem Klick auf das Diskettensymbol schon schnell - und läßt sich durch Benutzung der Tastenkombination Strg + S noch weiter beschleunigen.

Dokument vor jedem Drucken speichern!

Wer ohne vorheriges Speichern einen Ausdruck versucht, ist selber schuld: Computer scheinen das zu bemerken und stürzen gerade dann besonders gern ab.

tmp-Dateien im Ordner C:\Windows\Temp regelmäßig löschen!

Manchmal, insbesondere nach Programmabstürzen, verbleiben in dem Ordner »C:\Windows\Temp« oder in persönlichen Ordnern beschädigte Fragmente von Word-Dateien (Name z. B. »~wrd2398.tmp«. Diese Fragmente - zu erkennen am Dateikürzel ».tmp« kann man - nach vorherigem Beenden von Word™. - m. E. getrost löschen, da auf sie ohnehin kein geordneter Zugriff mehr möglich ist. Sie werden von Word™ aber offenbar bei jedem Neustart geladen und belasten so den Arbeitsspeicher mit unnötigem Ballast.

Vorsicht: Bei der Gelegenheit keinesfalls die dort befindlichen Unterordner löschen. Vor allem die Datei »MSForms.EXD« im Unterordner »Vbe« wird weiterhin benötigt!