Strategien zum Zeitmanagement

[Kadriya]

Hey Leute,

ich weiß, ich könnte auch "Zeitmanagement" stupide googeln oder mir zig Bücher von irgendwoher besorgen, die ich dann erfolglos wälze. Aber ich dachte mir, es ist sicher viel effektiver, wenn ich mal Leute frage, die ihre Diss. erfolgreich zeitlich strukturieren (konnten).

Ich habe bereits ein paar Strategien ausgetestet. Das Problem ist, dass ich neben der Diss. noch min. 2 Jobs realisiere (sagen wir mal mit 2 Stunden jeweils pro Woche) und nochmal 2 Stunden Ehrenamt min. im Monat. Das ist nicht viel, aber wenn dann noch ein Arzttermin oder sowas zwischendurch kommt, 2-3 Sportkurse pro Woche UND der Versuch, ein halbwegs sinnvolles Privatleben mit sauberem Haushalt zu führen, dann bin ich schnell zeitlich über den Haufen geworfen. - Man muss dazu sagen, dass ich extern promoviere und mir meine Zeit wirklich, bis auf die 2 festen Arbeits- und Sporttermine, völlig frei organisieren kann/muss.

Die Pomodori-Technik habe ich schon angewendet, die funzt bei mir irgendwie nicht. Auch nach A, B und C-Prioritäten zu strukturieren ist nur semi-hilfreich gewesen bisher.

Was hat euch geholfen, euch zu strukturieren? Welche Strategien, Hilfsmittel, Programme oder was auch immer, wendet ihr an, um das Gefühl zu haben, alles unter einen Hut zu kriegen und nicht von Arbeit überschüttet zu sein?

Ich bin für jedwede Anregung dankbar.

[MoniqueS]

TZur Einordnung erstmal meine Situation: ich arbeite auf einer 3/4-Stelle in der Wissenschaft ohne Dissbezug (macht ca. 30 - 35 Stunden derzeit):

Mir hilft tatsächlich die Pomodori-Technik, die ich für mich aber abgewandelt habe. Ich arbeite nicht so starr damit. Es hilft mir aber ungemein, zu denken "drei Mal in der Woche mache ich nach der Arbeit je eine Pomodoro", um zumindest eine kurze Zeit was zu machen und dran zu bleiben.
Kannst du sagen, warum die pomodoro-Technik bei dir nicht geklappt hat?

Dann habe ich ganz feste Arbeitszeiten für mich festgelegt, die "extrernen" Terminen gleichkommen. Die Termine überlege ich mir immer für den laufenden Monat und markiere mir die Zeiten mit Textmarker in meinem Kalender. Diese Arbeitszeiten taste ich dann nicht an (von ein paar "Notfällen" abgesehen) sondern halte sie auch ein! Bei mir betrifft das unter anderem regelmäßig Blöcke am Wochenende. Ebenso schaffe ich mir aber auch freie Wochenendzeiten, in denen ich ohne schlechtes Gewissen nur Freizeit mache.

Was mir sehr geholfen hat am Anfang war, mal zwei Wochen ein Zeitprotokoll meiner Woche zu erstellen: Was mache ich wann und wie lange? Anhand dieses Zeitprotokolls habe ich dann nochmal sehr genau durchstrukturiert und umorganisiert, sodass der freitag nun immer mein "Diss-Tag" unter der Woche ist, an dem ich niciht zur Arbeit gehe und keine anderen Verpflichtungen habe.
Ich denke, bei vier Stunden "Erwerbsarbeit" wöchentlich plus 2 Stunden Ehrenamt sollten sich doch feste Termine integrieren lassen. Das wichtigste ist, glaube ich, diese Vereinbarung mit sich selbst auch ernst zu nehmen wie einen "externen" termin und nicht allem Möglichem anderen unterzuordnen. Das war für mich so die wichtigste Einsicht beim Zeitmanagement: Meine Diss ist ein regelmäßiger Termin mit mir selbst!
Und natürlich gibt es Zeiten, an denen das mal besser und mal schlechter fuktioniert... menschlich eben

Wie sieht denn deine Lernumgebung aus: Hast du Kontakt zu anderen externen DoktorandInnen (fachnah oder - fremd)? Wo arbeitest du (Bibliothek, heimischer Schreibtisch,....)? Hast du einen zumindest groben zeitplan für dich erarbeitet?

[Anne78]

Zusätzlich zu den Anregungen von MoniqueS:

- Kleine Ziele setzen: diesen und diesen Text bis dann u. dann zusammengefasst haben, den Abschnitt x geschrieben haben etc.

- Regelmäßiger Austausch. Ich "treffe" mich z.B. ca. 14tägig mit einer anderen Doktorandin (häufig per skype) und wir diskutieren jeweils einen Textabschnitt von ihr und einen von mir; manchmal auch die Gliederung, Titelvorschlag o.ä.. Das ist regelmäßiger, intensiver und individueller als ein Kolloquium, und ich finde es sehr motivierend, auch inhaltlich hilfreich. Der Gegenstand der Gespräche kann ja angepasst werden, z.B. kann man Thesenpapiere mit einem möglichen Argumentationsaufbau diskutieren oder einfach Gedanken zu einem gelesenen Text etc., oder eben Entwürfe von Texten, die noch gar nicht fertige Abschnitte für die Diss darstellen sollen, sondern eher Reflexionen.

- Alternativ/ ergänzend dazu: Such Dir jemanden, der oder dem Du regelmäßig (täglich oder wöchentlich) Bericht erstattest, wie es gerade läuft, welche Entscheidungen anstehen etc. - diese Person hat dann die Aufgabe, Dich anzufeuern, wenn Du hinterher hängst, und Dich zu loben und zu bestätigen, wenn es gerade gut läuft.

- Ich habe aus dem folgenden Buch (leider erst recht spät) einiges an Anregungen und Motivation gezogen: Joan Bolker, "Writing Your Dissertation In 15 Minutes A Day". Ist nicht sehr lang, verrät eigentlich auch nichts überraschendes, aber ich fand es trotzdem hilfreich, das noch einmal in so gebündelter Form aufgeschrieben gesehen zu haben.

- Zuletzt, obwohl es eigentlich das A und O ist: Du musst es schaffen, Dich für Dein DissProjekt zu begeistern und es als eine absolute Priorität für Dich selbst zu definieren, dran glauben, dass Du es zuende bringen kannst und dass es gut wird. Dann schaffst Du es auch, Dich zu fokussieren.

Viel Erfolg!

[walliworld]

Hallo,

Ich weiß nicht, ob man sich wirklich ausgiebig mit ausgefeilten Techniken des Zeitmanagements beschäftigen muss, um ein einigermaßen gutes Zeitmanagement hinzubekommen. Ich persönlich habe in Deinem Beitrag zum ersten Mal von der Pomodori-Technik gehört. Naja, ich persönlich denke, dass ich meine Zeitplanung am besten mit gesundem Menschenverstand und Disziplin hinbekomme.

Kurz zu meiner Person, ich bin Vollzeit berufstätig (ca. 45 Stunden in der Woche) und habe zwei Kleinkinder, die ich abends alleine Betreue, da meine Frau erst recht spät von der Arbeit kommt. Ich habe mir einfach einen festen Tagesablauf organisiert, den ich versuche diszipliniert einzuhalten. Ich behaupte mal in 90% der Fälle bekomme ich das auch hin. Des Weiteren kommt man auch nicht umher, die sonstigen Freizeitaktivitäten gegen die Promotion zu priorisieren.

Wie ist es eigentlich bei Dir? Du sagst, dass Du 2 x 2 Stunden Pro Woche für zwei verschiedene Jobs aufwenden must und 2 Stunden pro Monat für ein Ehrenamt. In grober Näherung sind das für mich 4,5 Stunden pro Woche, hab ich das richtig Verstanden?

Gruß
Stefan

[Cybarb]

Hallo,

ich will erst einmal ein bisschen rechnen. Du hast pro Woche 168h zur Verfügung. Ich nehme einmal an, dass du 8h pro Nacht schläfst, soll ja ein gesundes Maß für einen erwachsenen Menschen sein. Bleiben 112h, von denen 4h und ein bisschen was für Jobs und Ehrenamt abgezogen werden. Sagen wir mal, du hast dann noch 106h, weil für das Ehrenamt ja auch mal mehr als die 2h pro Monat draufgehen können.
Nun kann man wohl nur schwer beziffern, wie lange jemand pro Tag konzentriert an einer Diss. arbeiten kann, weil das je nach Person sehr unterschiedlich ist. Ich habe dazu auch schon die verschiedensten Angaben gehört. Nehmen wir an, du arbeitest pro Tag 4h an der Diss., dann bleiben pro Woche noch 78h. Diese kannst du nun nach Belieben mit Haushalt, Privatleben, Sportkursen und sonstigen Tätigkeiten wie Arztbesuchen füllen. Die Frage, die ich mir nun stelle, ist (und man verzeihe mir die Wortwahl): Wofür, zur Hölle, geht so viel Zeit drauf, dass diese 78h nicht ausreichen? Selbst wenn du jeden Abend 5h mit Privatleben verbringen würdest, dann hättest du immer noch 43h für den ganzen Rest. Aber so dreckig kann kein Haushalt sein, und ich denke auch nicht, dass du mittags und abends mehrgängige Menüs kochst oder permanent krank bist und zum Arzt rennen musst. Selbst die Sportkurse können eigentlich nicht so lange dauern, sofern du keinen Leistungssport betreibst. Vielleicht liege ich auch mit meiner Rechnung vollkommen daneben (die habe ich aber einfach aus deinen Angaben abgeleitet), aber mein Eindruck ist am ehesten, dass dir gar nicht klar ist, wie viel Zeit du eigentlich hast.
Nur mal angenommen, du arbeitest pro Tag nicht 4h, sondern ganze 8h an der Diss., dann hast du immer noch 50h, um sie mit dem ganzen restlichen Kram zu füllen.

Mir scheint also, dass da irgendwas nicht stimmt. Vielleicht vertue ich mich bei der ganzen Rechnerei. Vielleicht aber hast du auch irgendeinen ganz anderen Zeitfresser, den du hier gar nicht benannt hast und der deshalb auch nicht in der Rechnung auftaucht. Aber kurz gesagt: Meines Erachtens hast du mehr als genug Zeit für die ganzen Aktivitäten.

Mein Vorschlag ist deshalb auch recht flapsig: Arbeite an deiner Diss., wenn andere Leute eben ins Büro, aufn Bau oder sonstwohin gehen. Und wenn du gerade mal selbst zu deinem Job musst, dann hat das eben für diese 4h in der Woche Vorrang. Die ganzen anderen Aktivitäten verlegst du eben dahin, wo andere Leute auch ihre Aktivitäten liegen haben: in den Feierabend und ans Wochenende.

[Anne78]

Arbeite an deiner Diss., wenn andere Leute eben ins Büro, aufn Bau oder sonstwohin gehen. Und wenn du gerade mal selbst zu deinem Job musst, dann hat das eben für diese 4h in der Woche Vorrang. Die ganzen anderen Aktivitäten verlegst du eben dahin, wo andere Leute auch ihre Aktivitäten liegen haben: in den Feierabend und ans Wochenende.

Das erinnert mich an etwas, das ich vergessen habe: Routinen einüben. Es muss nicht "nine to five" sein, wenn Du zu anderen Zeiten produktiver bist, nutze die Chance, Dir Deine Zeit frei einteilen zu können - aber feste Arbeitszeiten können echt hilfreich sein, sie konditionieren den Körper und die Psyche, in bestimmten Zeitfenstern mit der Diss beschäftigt zu sein. Finde ich extrem hilfreich, auch wenn ich nicht immer konzentriert arbeite. Und dann kann man auch ohne schlechtes Gewissen die freie Zeit genießen - bzw. die Küche erstmal unaufgeräumt sein lassen, weil gerade Diss-Arbeitszeit ist.

[Eva]

Mein Tipp, wenn eigentlich viel frei verplanbare Zeit ist, wie das bei dir ja der Fall zu sein scheint: Das sonstige Leben rund um die Diss planen, nicht umgekehrt! Wenn du immer erst das machst, was sonst gerade so anliegt, Dinge für andere miterledigst (weil du vielleicht auf den ersten Blick mehr Zeit hast als sie), dich mit Freunden dann triffst, wenn es ihnen gut passt (weil du ja flexibel bist)... - dann wirst du kaum mal am Schreibtisch landen und zudem meistens mit einem schlechten Gewissen rumlaufen! Besser also, wie ja schon andere schrieben, feste Zeiten für die Diss einplanen, in denen du, auch wenn du zuhause daran arbeitest, nicht für andere Belange zu erreichen bist und in die du keine privaten Treffen, Arzttermine und sonstige Erledigungen legst, wenn es nicht unbedingt sein muss. Genauso wichtig dann aber: Zeiten für die Freizeit einplanen. Das Schöne am (externen) Promovieren fand ich gerade die Möglichkeit der freien Zeiteinteilung und dass man auch mal spontan anders machen konnte als geplant. Nur ist man halt erstmal vor die Herausforderung gestellt, sich eigene Rhythmen zu schaffen. Haushaltskleinkram kann man z.B. wunderbar in Diss-Pausen machen, sofern man zuhause arbeitet, also eine Einheit Diss und danach z.B. die Wäsche aufhängen, schon mal das Gemüse fürs Essen schneiden etc. und dann zurück an die Diss. Ein guter Ausgleich zur geistigen Arbeit! Eine Denkfalle fand ich aber "Erst noch schnell alles andere erledigen, und dann, wenn die Liste leer ist, gehe ich an die Diss!". Dann wars aber oft schon Nachmittag und ich im Mittagsloch oder der Kopf wollte nicht mehr oder oder oder. Besser eben: Diss first!

[JohnWayne]

Also ich schließe mich den Vorrednern an, dass ich nicht ganz verstehe wo das Zeitproblem liegt, da du ja nicht Voll/Halbzeit arbeitest wie die meisten.

Ich bin sehr ausgelastet mit vielen Projekten gleichzeitig, Deinstreisen, etc. Was mir wirklich geholfen hat ist
"Getting Things Done"
Da gibt es aber auch 100 verschiedene Varianten und Tools. Da muss man mal bewusst ein Wochenende opfern um sich in die Techniken reinzuarbeiten. Wenn man sie aber anwendet können sie sehr hilfreich.

[Kadriya]

Okay,

ich nutze mal meine Kaffeepause, um auf eure Fragen zu antworten:

Allgemein: Ich behaupte sicher nicht, dass ich zu wenig Zeit für meine Diss. hätte... ich hab nur irgendwie in letzter Zeit Schwierigkeiten gehabt, mich selbst zu strukturieren. (Während des Studiums hat das echt megagut geklappt, muss man dazu sagen. Aber seitdem ich fast ein Jahr den lästigen Codierungsteil meiner Arbeit gemacht habe, ließ vermutlich die Motivation für die Arbeit generell irgendwie nach.)

Ich arbeite sowohl zuhause als auch in der Bibliothek. Ich habe, schon bevor ich diesen Thread erstellt habe, wieder festgestellt, dass mir Verabredungen für die Bib helfen. Diese "Verpflichtung" spornt mich an, mich auch wirklich ranzusetzen. Mal davon ab, dass in der Bib arbeiten derzeit effektiver ist. Aber das wechselt zwischen Zuhause und Bib regelmäßig, was primär ja nicht schlecht ist.

Ich habe nur bedingt durchs vierteljährliche Kolloquium Kontakt zu anderen Doktoranden. Wir promovieren eigentlich alle extern und sind über halb Deutschland verstreut. Ich habe einen relativ guten Zeitplan, der aber an manchen Stellen deutlich zu eng gesteckt ist (musste aber für eine Stipendienbewerbung so eng gefasst werden). Vllt. sollte ich mir diesen Zeitplan nochmal realisitisch durchstrukturieren und mir durch jemand Externen festere Fristen setzen. Ich spreche wohl mal mit einer aus meinem Kolloquium. Sowas ließe sich auch telefonisch machen.

@ Monique: Die Pomodoro-Technik hat bei mir vermutlich deswegen nicht so richtig geklappt, weil 25 Minuten für mich nicht sinnvoll sind. Da bin cih meist gerade erst "warm" gelaufen und dann klingelte der Wecker. Zu meiner eigenen Schuld muss ich mir auch eingestehen, dass ich in letzter Zeit gerade wenn ich am Schreibtisch saß, daran gedacht hab, was ich noch alles drum herum erledigen muss. Anstatt das aufzuschieben, hab ich Kleinigkeiten dann lieber gleich erledigt. Das muss ich dringend ändern!

@Anne: An regelmäßigen Austausch und Routinen hab ich auch schon gedacht. Das habe ich diese Woche gerade hart diszipliniert durchgezogen und prompt klappte es auch wieder besser. Die Begeisterung für die Diss. kam auch gerade wieder, nachdem ich endlich mal wieder schreiben konnte und gesehen habe, dass es nur das langweilig-stupide Codieren war, das mich um den Verstand gebracht hat und nicht die Diss. selbst. Aufgrund dessen hab ich die letzten 2 Tage deutlich mehr geschafft als vorher.

@walliworld: Ja, ich rechne mit Fahrtwegen und Vor- und Nachbereitung mal grob 5 Stunden insgesamt für meine Arbeitszeit. Das sind fixe Termine. Dass da zwischendurch nochmal Extrazeit dazu kommt, ist sicher normal und wäre nicht weiter wild.
Was quasi mit Cybarb übereinstimmt, dass ich eben relativ viel Zeit für die Diss. und das Drumherum übrig habe, wenn man von dieser Rechnung ausgeht.

@Cybarb: Ich gebe dir zum Teil recht. Ich nehme meine Diss. zwar als Job und bin der Meinung, wie andere 8h täglich arbeiten gehen, so gehe ich an der Diss. arbeiten. Ich möchte jetzt keine Milchmädchenrechnung aufmachen, aber mit den 50 h komme ich mit meiner Rechnung nicht ganz hin... Da sind noch ein paar feste Termine, aber das allein macht noch keine Woche voll. Du hast recht, ich "vertrödel" sicher zwischendrin die ein oder andere Stunde. Auch hier ist sicher eine feste Struktur der ausschlaggebende Punkt.

@ Eva und @ ALLE: Ich denke schon, dass das mein Knackpunkt ist. Ich erledige viele "wichtige" Dinge nebenher und wenn mir das zwischendrin mal einfällt, erledige ich es gleich und die Diss. bleibt wieder liegen.

Ich nehme mir also fest vor, meine Diss. als wichtige Arbeitszeit mit festen Regeln und Priorität A zu sehen. Ich werde mir meinen Tagesablauf mal 1 Woche strikt notieren und gucken, was ich optimieren kann, wo ich besser planen sollte.
Ich werde mir ab sofort ein Zeitfenster für Erledigungen außerhalb der Diss. legen, in dem ich "unwichtige" Dinge machen kann, wie Telefonate führen oder E-Mails beantworten oder eben Hausarbeit oder so machen kann. Ich suche mir feste Zeiten auch für solche Aufgaben und mache sie nicht nebenbei oder wenn sie mir gerade einfallen. Ich mache mir einfach einen Notizzettel, wenn mir was einfällt, und arbeite den dann in der festen Zeit ab.
Außerdem suche ich mir jemanden, der mich zu festen Zeitpunkten nach meinen Arbeitsfortschritten fragt. So habe ich feste Fristen, die ich einhalten muss. Zusätzlich gucke ich mir mal an, wie lange ich konzentriert arbeite und probiere mal andere "Pomodoro-Zeiten". Vielleicht mache ich Äpfel ^^, die sind dann vermutlich länger, aber dazu muss ich meine eigene Arbeitsspanne erstmal testen.

Mit genug Planungsfreiheit für unvorhergesehene Termine sollte doch so ein sinnvoller Zeitplan einzuhalten sein.
Ich danke euch auf jeden Fall für eure Sichtweisen und Hilfestellungen.

[bbb]

Die Pomodoro-Technik hat bei mir vermutlich deswegen nicht so richtig geklappt, weil 25 Minuten für mich nicht sinnvoll sind. Da bin cih meist gerade erst "warm" gelaufen und dann klingelte der Wecker.

Die Dauer der Pomodoros ist ja keine feste Vorschrift. Es geht ja lediglich darum, eine sinnvolle Balance aus konzentrierter Arbeitszeit und verdienten Pausen zu bekommen.
Ein Vorschlag wären z. B. 48 Min. Arbeit + 12 Min. Pause (http://lifehacker.com/201004/work-in-48 ... increments ).

gerade wenn ich am Schreibtisch saß, daran gedacht hab, was ich noch alles drum herum erledigen muss. Anstatt das aufzuschieben, hab ich Kleinigkeiten dann lieber gleich erledigt.

Auch dafür hilft Pomodoro, indem man eben NICHT gleich aufspringt, wenn einem etwas einfällt, sondern konzentriert an der aktuellen Aufgabe bleibt und die anderen Ideen z. B. schnell notiert und später weiterverfolgt.


Zu Deiner ursprünglichen Frage: eine meiner Meinung nach sehr hilfreiche Strategie ist "Master Your Workday Now"

- beschrieben im gleichnamigen Buch von Michael Linenberger
- "The One Minute Todo List" ist eine vereinfachte Einsteiger-Variante dieses Systems und als kostenloses ebook verfügbar