Datensicherheit (bitte trotzdem lesen!)

Datensicherung klingt wild. Rechnet man aber einmal aus, wieviele Stunden teurer Arbeitszeit in eine Dissertation investiert werden, so ist die popelige… 1 MB-Datei auf der Festplatte sehr bald ein kleines Vermögen wert, selbst wenn man mit niedrigsten Stundenlöhnen kalkuliert. Und wer würde auch nur tausend Euro darauf verwetten, daß seine Festplatte nicht innerhalb eines Jahres den totalen Crash durch Computerviren, Fallenlassen oder dumme WG-Mitbewohner erleidet? Von Zimmerbränden ganz zu schweigen. Sehr real und brandaktuell ist auch der Fall eines Düsseldorfer Professors, dem sein Notebook mit den ungesicherten Daten einer mehrjährigen Studie aus dem Auto gestohlen wurde …

All diesen Gefahren geht man entspannt aus dem Weg, wenn man regelmäßig Sicherungskopien macht und sie an verschiedenen Orten deponiert. Das ist nicht paranoid.

• Legen Sie genügend Sicherheitskopien Ihrer Arbeit an
• Grundlagen der Dateiverwaltung
• Zusätzliche wichtige Tipps für Word-Benutzer:
  Dateien richtig speichern

Legen Sie genügend Sicherheitskopien Ihrer Arbeit an - digital und in Papierform!

Auf der Festplatte:

(Mindestens) jeden Arbeitstag unter einem neuem Namen speichern, z. B. »Diss2006-12-31.doc«
Wer das Datum im Format JJJJMMTT (Jahr-Monat-Tag) in den Dateinamen aufnimmt, kann dem Computer das Sortieren der Dateinamen überlassen und findet unter mehreren Versionen sofort die richtige! Beim deutschen Datumsformat kommt die Sortierung immer durcheinander (z. B. bei 27-10-2005, 30-11-2005, 01-12-2005)

Auf Wechselmedien (DVD, CD-ROM, Speicherkarte, Diskette o.ä.):

Ca. alle 2-3 Tage, mindestens 1 x wöchentlich extern speichern: Was sich nicht im Computer befindet kann auch ein Virus, Festplattenfehler o.ä. nicht mehr zerstören.

Wechselmedien kann man dabei im rotierenden Rhythmus verwenden: 10 Stück von 1 - 10 durchnumerieren. Wenn das zehnte Medium voll ist (nach spätestens 10 Wochen ;-) wird das erste wieder überschrieben. So kann man eventuelle Verluste begrenzen, auch wenn man z. B. ein Virus mal nicht sofort bemerkt hat.

Zum Überschreiben sollte man die Speicherkarten oder Disketten neu formatieren und nicht einfach nur die alte Datei löschen. Nach dem Formatieren wird nämlich eine Zusammenfassung angezeigt, die u.a. erwähnt, wenn irgendwo auf der Karte/Diskette fehlerhafte Sektoren liegen. Wer ein bekanntermaßen beschädigtes Speichermedium noch weiterverwendet, ist selbst schuld, da gibt es nur eine Lösung: Sofort in den Müll!

Sicherheitskopien auswärts unterbringen:

Auch wenn es albern klingt, finde ich doch, daß man bei den in Rede stehenden Werten ruhig bedenken darf, daß einem einmal der Schreibtisch abbrennt oder überflutet wird. (Eine Teekanne kann ja schon reichen…) Weil CD-ROMs etc. meist direkt neben dem Computer liegen, sind die Sicherungen dann auch gleich weg. Deshalb habe ich bei jedem Besuch bei meinen Eltern (= ca. 1 x im Monat) eine Diskette (das reichte damals noch) mit der aktuellen Kopie mitgenommen und sie dort deponiert.

Beim Rückgriff auf Sicherungen den Schreibschutz aktivieren:

Wenn der Rückgriff auf wiederbeschreibbare Medien (Disketten, Speicherkarten o.ä.) einmal nötig werden sollte, sollte selbstverständlich sein, daß Sie den mechanischen Schreibschutz des Mediums vor dem Einlegen aktivieren: Es ist meist ein kleiner Schieber, den man von »Unlock« auf »Lock« stellen muß. Dann kann auch ein vireninfizierter Computer oder die eigene Trotteligkeit das nun besonders wichtige Medium nicht mehr beeinträchtigen.
Wenn ich wiederbeschreibbare CD-ROMS benutze, lege ich sie in solchen Fällen übrigens nie in das Laufwerk mit dem CD-Brenner, sondern in den harmlosen anderen CD-Schacht: Man weiß ja nie…

Last but not least: Hardcopies aufbewahren

»Denn was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen.« Diese Erkenntnis des Schülers in Goethes Faust gilt auch im Computerzeitalter noch: Der Verfasser zumindest fühlte sich ganz wohl bei dem Gedanken, daß er seine Arbeit gelegentlich auch ausdruckte und auf diese Weise den Tücken der Technik entzog. Selbst wenn man zweihundert Seiten nochmal professionell abtippen läßt, kostet das fast nichts im Verhältnis zu den ungezählten Stunden des eigenen Ringens um die richtigen Worte.

Grundlagen der Dateiverwaltung

Unter Windows gibt es immer noch Tabus. Viele erfahren erst von ihnen, wenn sie sie versehentlich gebrochen haben. Dazu gehört zum Beispiel:

Keine Punkte im Dateinamen verwenden!

Die Vergabe von Dateinamen, die Punkte enthalten, ist fehlerträchtig. Solche Dateinamen werden von Windows zwar »irgendwie« akzeptiert, führen aber unter Umständen zu Verwirrungen des Systems: An sich ist der Punkt reserviert, um den Dateinamen von der Dateitypenkennung zu trennen: Nach »Name.« erwarten viele Programme etwa ein »doc« oder »txt«, um die Datei »Name« als Word-Dokument bzw. Plain-Text-Datei einordnen zu können. Solche Verwirrungen treten u.U. auf, wenn Sie nach einem Totalabsturz auf Ihre Datei nur noch im MS-DOS-Modus zugreifen können. Auch beim Versand von E-Mails mit derartige Anhängen kann es Probleme geben: Teilweise ärgern sich Virenscanner und Firewalls über solche - scheinbar getarnten - Dateiattribute, manchmal kann der Empfänger sie dann auch nicht mit dem richtigen Dateikürzel speichern.

Wenn Sie Kalenderdaten in den Dateinamen mitaufnehmen möchten (»Diss-Fassung25.09.2005«), benutzen Sie lieber Binde- oder Unterstriche (»Diss-Fassung-25-09-2007«).
Übrigens: Umgekehrte Kalenderdaten (in unserem Beispiel: 2007-09-25) werden anschließend in Windows automatisch in der korrekten Abfolge der Kalenderdaten sortiert.

Spezielle Tipps für Nutzer von Microsoft Word™

… finden Sie in der Rubrik Diss mit Word